SOP del Proceso Comercial - Transmodal

 

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Objetivo:

Definir, estandarizar y documentar el proceso comercial de Transmodal, desde la prospección hasta el cierre y operación de los proyectos, asegurando claridad en las etapas, responsabilidades y buenas prácticas. Este SOP busca mejorar la eficiencia comercial, la trazabilidad de oportunidades en HubSpot y la alineación entre los equipos de Prospección, Comercial y Pricing.

Clasificación de Objetos

Objeto	Descripción	Propiedades principales
Contactos	Los contactos representan a las personas externas (clientes) con las que interactúa cualquier representante comercial, directivo, ejecutivo de compras o cualquier rol dentro de Transmodal.	Nombre, correo electrónico, teléfono, estado de lead, fecha de creación.
Empresas	Las empresas agrupan toda la información sobre las organizaciones a las que pertenecen los contactos (clientes).	Nombre de la empresa, dominio del sitio web, número de empleados, sector, ubicación.
Prospectos TM	Los prospectos refieren a un proceso activo de prospección con alguna de las empresas nuevas, activas o inactivas de la cartera de clientes en Transmodal.	Nombre del prospecto, Etapa del Prospecto, Empresa asociada, Necesidad / Solución, Presupuesto.
Negocios	Los negocios representan oportunidades de ventas en el pipeline comercial. En el flujo natural del Pipeline, los Negocios  son alimentados de la calificación previa que sucede en el nivel Prospecto.	Nombre del negocio, Etapa en el Pipeline, Volumen de movimientos, Frecuencia, Tarifas y Montos.

Todos los registros existentes dentro del CRM, podrán tener distintas fuentes de entrada a la herramienta. Con actualización a enero 2026, aún no se cuentan con recursos de formularios externos, en sitios web o campañas de redes sociales conectadas a la cuenta por lo que, los canales de entrada actuales se consideran 2 como principales:

• Alta Manual e Importación de Datos. 

Canal de entrada: Alta manual 

Cualquier usuario que tenga licencia de Sales dentro de HubSpot y cuente con los permisos correspondientes, podrá dar de alta a contactos y negocios. En caso de querer hacerlo y no poder, contactar a su encargado de soporte/implementación de HubSpot. Los pasos para la creación de nuevos prospectos en este caso serían: 

1. Entrar a HubSpot al entorno de Empresas
2. Validar que la empresa a cargar exista o no en el CRM. 
3. En caso de que no exista el registro, dar clic en “Crear Empresa”
4. Llenar las propiedades solicitadas para la creación.
5. Dar clic en “Crear”
6. Una vez dentro de la página de registro de la empresa, del lado derecho se sitúa la sección para crear procesos de prospección asociados a esa empresa. 
7. En caso de requerir comenzar a dar seguimiento a un nuevo proceso de prospección, seleccionar el botón “+ Agregar” dentro del panel lateral derecho de Prospectos TM.

Estos registros se asignarán automáticamente a la persona que realice el alta.

Canal de entrada: Importación de BBDD

Con actualización a enero 2026, de acuerdo a las solicitudes del negocio, se realizó la importación de bases de datos provenientes de 2 archivos principales mismos que fueron acordados ser cargados previo al encendido oficial del proceso de ventas en HubSpot. 

Estas bases de datos se encuentran ya cargadas en la plataforma de HubSpot dentro de los módulos correspondientes. 

• PR+PIPELINE 2025

• BBDD TRANSMODAL DIRCLIENTESNOV2025 - Contactos 

• BBDD TRANSMODAL DIRCLIENTESNOV2025 - Empresas

Ahora, dentro del SOP vamos a encontrar la siguiente estructura relacionada al Pipeline Comercial de Transmodal. Dentro de cada sección vamos a identificar los siguientes elementos: 

• Objetivo de la etapa: Es el apartado donde se declaran los objetivos a lograr, así como las actividades que se deberán de realizar para alcanzar esos objetivos y poder avanzar dentro del Pipeline.
• Visualización en HubSpot: Recursos en imagen para identificar de manera visual las tarjetas o campos que vamos a estar actualizando.
• Reglas de Cambio de Etapa: Son aquellas automatizaciones ya configuradas dentro de HubSpot que están generadas con base en ciertas Propiedades, las cuales si coinciden con determinados valores pueden detonar el cambio de Etapa dentro del Pipeline.
• Notificaciones configuradas: Son aquellas automatizaciones ya configuradas dentro de HubSpot que son detonadas con base en las reglas de negocio así como los SLA’s (Service Level Agreements), los cuales generan recordatorios hacia el Responsable del Negocio.
• Tareas configuradas: Las tareas previamente configuradas en HubSpot ayudan a asegurar la realización de actividades clave dentro del Proceso de Ventas. Una vez realizada la tarea deberá marcarse como completada dentro de HubSpot.
• Comentarios de Buenas Prácticas: Son aspectos a tener en consideración en cada una de las Etapas para facilitar el Proceso de Ventas, evitar problemas y aumentar la probabilidad de cierre de las Oportunidades.

A continuación, se muestra el índice para el seguimiento punto por punto del proceso comercial para Transmodal dentro de HubSpot. La lectura del contenido a continuación es etapa por etapa destacando cada uno de los apartados que estas contienen. 

Índice

Pipeline de Prospección Transmodal

Etapa 1: Creación del Prospecto y Asociación de Empresa (10%)

Etapa 2: Acercamiento (30%)

Etapa 3: Go / No-Go (60%)

Etapa: Prospecto Calificado

Etapa: Prospecto No Calificado

Pipeline de Negocios Transmodal 

Etapa 1: Solicitud de PR (10%)

Información sobre Ruta, Peso y Volumen

Etapa 2: Diseñando Solución Pricing (20%)

Etapa 3: Diseñando Solución Comercial (30%)

Etapa 4: Propuesta Presentada (40%)

Etapa 5: Negociación Comercial (70%)

Etapa 6: Negociación Comercial (70%)

Etapa 7: Por Implementar (90%)

Etapa 8: Operando (Cerrado) (100%)

Etapa: Proyecto Declinado (0%)

Etapa: Proyecto Perdido (0%)

Etapa: ICEBOX (50%)

Conclusión Ejecutiva

 

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Pipeline de Prospección Transmodal 

Etapa 1: Creación del Prospecto y Asociación de Empresa (10%)

Objetivo de la etapa: Registrar correctamente al prospecto en HubSpot, asegurando la asociación con su empresa para habilitar el seguimiento comercial.

Responsable: Equipo Hunter.

Propiedades de la etapa: 

• Nombre del Prospecto 
• Pipeline 
• Etapa del Pipeline 
• Propietario 
• Área Transmodal / Business connection 
• País 
• Estado (Dependiente de la selección de país)
• Ciudad 
• Industria 
• Frecuencia
• Fecha probable de inicio de operaciones

 

 

 

 

Puntos importantes:

 

Etapa 2: Acercamiento (30%)

Objetivo de la etapa: Establecer el primer contacto con el prospecto mediante diferentes toques manuales y automatizados.

Responsable: Equipo Hunter.

Propiedades de la etapa: 

• Industria 
• Frecuencia 
• Volumen de operaciones anuales 
• Volumen de operaciones mensuales
• Tarifa Meta
• Authority
• Necesidad / Problema 
• Tiempo en que necesita la propuesta 
• Fecha probable de inicio de operaciones

Puntos importantes:

Etapa 3: Go / No-Go (60%)

Objetivo de la etapa: Calificar la información del prospecto y validar si cumple con los criterios para avanzar a un negocio.

Responsable: Equipo Hunter y Farmer

Propiedades de la etapa: 

• Resultado Go/No-Go 

 

 

Puntos importantes:

Etapa: Prospecto Calificado

Objetivo de la etapa: Concentrar los prospectos que cumplen con los criterios y transferirlos al pipeline de ventas. 

Responsable: Equipo Hunter y Farmer

Propiedades de la etapa: 

• N/A ya que los campos han sido completados en la fase previa 

Puntos importantes:

Etapa: Prospecto No Calificado

Objetivo de la etapa: Concentrar los prospectos que no cumplen con los criterios comerciales.

Responsable: Equipo Hunter y Farmer

Propiedades de la etapa: 

• N/A ya que los campos han sido completados en la fase previa 

Puntos importantes:

 

 

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Pipeline de Negocios Transmodal 

Etapa 1: Solicitud de PR (10%)

Objetivo de la etapa: Validar a profundidad la información del prospecto calificado y formalizar la solicitud de Pricing Request (PR), asegurando que el equipo de Pricing cuente con datos completos, claros y viables para diseñar una solución económica alineada a la necesidad del cliente y a los lineamientos de Transmodal.

Responsable: Equipo Farmer.

Propiedades de la etapa: 

• Tipo de Venta
• Industria 
• Frecuencia 
• Servicio
• Modalidad / Esquema 
• Tráfico 
• Mercancía Peligrosa 
• Mercancía 
• Tipo de Unidad
• Asignación 
• Maniobras Portuarias 
• Tipo de Empresa de Comercio Exterior 
• Tipo de empresa por su Actividad Comercial
• Estatus de Cliente
• Importación: 
  • INCOTERM 
  • Entrega de Vacío 
• Exportación
  • Recolección de Vacío 
• Tipo de proyecto 
• Fecha probable de inicio de Operaciones 
• Target / Tarifa meta

Puntos importantes:

 

Información sobre Ruta, Peso y Volumen 

Siguiendo con la estructura de la herramienta y buscando una distribución saludable de la información en la herramienta, se implementaron tarjetas específicas para concentrar los datos de Rutas, Peso y Volúmenes así como de los campos condicionales. 

A continuación enlistamos las reglas y condiciones que se respetan según la selección en ciertos campos: 

• Cuándo Ruta Cliente es Sí, se despliega el campo Ruta Mapeada en Maps para ser llenado por el responsable. 
• Cuándo Ruta Cliente es No, se despliega el campo Ruta Mapeada por Seguridad Transmodal para ser llenado por el responsable. 
• Cuando Mercancía Peligrosa es Sí, se despliega: Ingresar UN, Adjuntar UN y Adjuntar HDS para que sea completado por el responsable. 
• Cuando Mercancía Sobre Dimensionada es Sí, se despliega: Medidas y Adjuntar fotografías para que sea completado por el responsable. 
• Cuando Mercancía Consolidada es Sí, se despliega: Medidas, ¿Es estibable? y Adjuntar fotografías para que sea completado por el responsable. 

Etapa 2: Diseñando Solución Pricing (20%)

Objetivo de la etapa: Diseñar una estructura de costos y pricing competitiva y rentable, evaluando escenarios operativos, costos de proveedores y márgenes esperados, para habilitar una toma de decisión comercial informada.

Responsable: Equipo Pricing.

Propiedades de la etapa: 

• ¿Quién trabajo el PR? 
• Tipo de proyecto 
• Status PR 
• Estatus de respuesta pricing 
• Fecha de enviado el PR por correo 
• Fecha en la que se completó la información (Comercial) 
• Información completa diseño operativo 
• Folio de respuesta Pricing 
• Fecha de Respuesta Pricing 
• Comentarios Pricing 
• Días de atraso Pricing 
• Fecha compromiso de entrega de avances por parte de pricing 
• Motivo de incumplimiento

 

Puntos importantes:

 

 

Etapa 3: Diseñando Solución Comercial (30%)

Objetivo de la etapa: Construir una propuesta comercial integral que traduzca el pricing y la solución operativa en una oferta clara de valor para el cliente, alineada a sus necesidades, expectativas y criterios de decisión.

Responsable: Equipo Farmer y Ejecutivo Comercial.

Propiedades de la etapa: 

• Tarifario de Cliente (Archivo) 
• Tarifa de venta  
• Tarifa base de compra 
• Target / Tarifa meta 
• Volumen potencial mensual 
• Volumen potencial anual
• Volumen anual
• Ingreso potencial anual (USD y MXN) 
• Ingreso potencial mensual (USD y MXN)
• Margen de utilidad 
• Porcentaje de Utilidad 

 

Puntos importantes:

 

Etapa 4: Propuesta Presentada (40%)

Objetivo de la etapa: Presentar formalmente la propuesta al cliente, validar su entendimiento y obtener retroalimentación clara que permita avanzar hacia una aceptación, negociación o ajustes necesarios.

Responsable: Equipo Farmer y Ejecutivo Comercial.

Propiedades de la etapa: 

• Fecha de enviada la propuesta a cliente 
• Fecha de revisión 
• Fecha de último status 
• Comentarios del status 
• Resultado de la propuesta

Puntos importantes: 

 

 

Etapa 5: Negociación Comercial (70%)

Objetivo de la etapa: Ajustar condiciones comerciales, alcance o términos de la propuesta con base en la retroalimentación del cliente, buscando maximizar la probabilidad de cierre sin comprometer la rentabilidad ni la viabilidad operativa.

Responsable: Equipo Farmer y Ejecutivo Comercial.

Propiedades de la etapa: 

• N/A ya que los campos han sido completados en la fase previa 

Puntos importantes: 

 

 

Etapa 6: Negociación Comercial (70%)

Objetivo de la etapa: Optimizar la estructura de costos mediante negociación con proveedores y área de compras, con el fin de sostener la propuesta comercial y mejorar condiciones económicas sin afectar el nivel de servicio.

Responsable: Equipo Pricing y Ejecutivo Comercial.

Propiedades de la etapa: 

• N/A ya que los campos han sido completados en la fase previa

Puntos importantes:

 

Etapa 7: Por Implementar (90%)

Objetivo de la etapa: Gestionar la transición del cierre comercial hacia la implementación operativa, asegurando que el proyecto cuente con condiciones claras, responsables definidos y visibilidad del estatus previo al arranque.

Responsable: Equipo Farmer y Ejecutivo Comercial.

Propiedades de la etapa: 

• Etapa anterior a Por Implementar 
• No. Contrato en ERP 
• Fecha de inicio de operaciones 
• Fecha de primer Kick Off
• Fecha de segundo Kick Off

Puntos importantes:

Etapa 8: Operando (Cerrado) (100%)

Objetivo de la etapa: Formalizar el cierre del negocio al confirmarse el inicio de la operación, garantizando que el proyecto se encuentre correctamente transferido a operaciones y reflejado en HubSpot.

Responsable: Ejecutivo Comercial.

Propiedades de la etapa: 

• Fecha de cierre (en HubSpot) 
• Fecha de inicio de operaciones 
• Monto de Facturación Pagado

Puntos importantes:

 

Etapa: Proyecto Declinado (0%)

Objetivo de la etapa: Registrar los proyectos que Transmodal decide no ejecutar, preservando información estratégica para análisis y toma de decisiones futuras.

Responsable: Ejecutivo Comercial.

Propiedades de la etapa: 

• Motivo de rechazo / declinado 

 

 

Puntos importantes:

 

Etapa: Proyecto Perdido (0%)

Objetivo de la etapa: Registrar los proyectos no ganados por decisión del cliente, generando insumos para análisis competitivo y mejora del proceso comercial y toma de decisiones futuras.

Responsable: Ejecutivo Comercial.

Propiedades de la etapa: 

• Motivo de cierres perdidos 

Puntos importantes:

 

Etapa: ICEBOX (50%)

Objetivo de la etapa: Pausar temporalmente oportunidades activas que no pueden avanzar en el corto plazo, manteniendo visibilidad y control sin distorsionar métricas comerciales.

Responsable: Ejecutivo Comercial.

Propiedades de la etapa: 

• Etapa anterior a Icebox 

 

Puntos importantes: 

 

 

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Conclusión Ejecutiva 

La implementación formal de este SOP para el proceso comercial de Transmodal representa un avance estratégico fundamental para consolidar y escalar el crecimiento comercial de la empresa. Este SOP profesionaliza y estandariza todo el ciclo de ventas desde la primera interacción con un prospecto hasta su transición a operación, lo cual tiene impactos inmediatos y tangibles:

• Mejora en la eficiencia y consistencia del proceso comercial

Al documentar con claridad cada etapa, responsabilidades y criterios de avance, se reducen las ambigüedades y los cuellos de botella. Esto asegura que cada oportunidad se gestione con un enfoque uniforme y controlable, lo que se traduce en menores tiempos de respuesta, mejor seguimiento de oportunidades y mayor claridad.

• Incremento del cierre de negocios y rentabilidad

Contar con objetivos precisos por etapa ayuda a que el equipo comercial tome decisiones informadas y orientadas a resultados. Esto favorece mejores tasas de conversión de prospectos calificados a negocios cerrados y aumenta el valor efectivo de cada ciclo comercial.

• Datos y trazabilidad para toma de decisiones

La documentación de decisiones, motivos de descalificación, retroalimentación del cliente y resultados comerciales permite generar métricas de desempeño fiables, que se pueden usar para análisis estratégicos, mejorar propuestas y ajustar ofertas de valor.

• Base sólida para el crecimiento sostenido vía digitalización y generación de demanda

Este avance se posiciona como el primer paso indispensable para contar con un sistema comercial robusto que soporte no solo la operación actual, sino también la generación de demanda futura que se obtendrá a través de la construcción y desarrollo del nuevo proyecto web corporativo. 

Tener un proceso comercial estandarizado y documentado prepara a Transmodal para escalar sus ventas con calidad y control, y es la base sobre la que se podrán construir flujos de automatización, scoring de leads y estrategias digitales avanzadas.

En conjunto, esta documentación no es solo una guía interna: es una herramienta de crecimiento, disciplina operativa y preparación para escalar el negocio de Transmodal en un entorno cada vez más competitivo, digital y orientado a métricas.